关于进一步加强桂林市新时期档案工作的若干意见

为进一步加强我市新时期档案工作，更好地发挥其作用，根据自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅《关于进一步加强新时期档案工作的若干意见》(桂办发字[2004]45号，以下简称“45号文”)精神，结合我市实际，提出如下贯彻意见：
一、认真学习45号文件，提高档案工作意识，切实改进档案工作
45号文件全面阐述了加强新时期档案工作的重要性，各单位，尤其是领导干部和档案工作者，要认真学习和贯彻，切实解决“对档案工作的重要性认识不足，档案意识和档案法制观念淡薄，档案资源整合和开发利用不够，特别是档案基础设施建设滞后”的问题。
二、加强档案服务创新工作
在拓展档案服务领域方面。要继续抓好国有及国有控股企业档案管理工作，积极探索民营企业档案工作机制。要突出桂林旅游文化名城的特点，抓好旅游、文化资源档案工作。市、县区档案部门要与工商、税务、金融等部门加强合作，加强信用档案工作，提高城市文明程度，改善投资环境。各级档案、民政、劳动和社会保障、精神文明建设等部门要密切配合，促进社区档案工作与社区建设同步发展。要进一步深化农业和农村档案工作，突出抓好乡镇和村级建档和县乡村三级农业档案信息网络建设。
市、县档案馆是党和政府公开文件集中查阅的场所，各级党委、政府要继续积极支持档案部门现行文件查阅中心(室)的工作，把现行文件查阅中心建设纳入政府信息公开体系，切实加强设施建设和技术服务。党政机关及各有关部门应将需要公开的现行规范性文件及时抄送同级档案馆。
各级综合档案馆要充分利用档案设施齐全、功能完备和专业人员业务精通的优势，积极开展档案寄存保管业务。
三、加强档案馆(室)和档案资源建设
一个城市中国家档案馆的建设水平，反映城市的文明程度。中共中央精神文明建设指导委员会[2004]7号文件规定，全国文明城市的国家档案馆必须升级达标。因此，我市档案馆要巩固已被评定的省一级档案馆资格，争取上国家级。临桂、灵川、灌阳、全州、永福、荔浦县档案馆在2005年前必须加强硬、软件建设，由省三级达到规定的省二级，个别馆室等条件太差的，达标期限最迟不得超过2006年。“十一五计划”期间恭城、兴安县馆由省二级达到省一级，各城区党办和政府办的档案室要逐步建成收藏面、服务面更广的档案馆。市区各机关、事业单位档案馆(室)在2006年内要全部达到省三级。
各单位要严格文件材料归档制度，任何个人不得把公务活动中形成的档案材料据为己有。受理国有企业破产案件前，有关国家机关和主管部门应通知市、县档案局介入。市、县档案局要及时进行档案整理、移交的指导。破产单位在申请破产前或受理破产的初期，就应整理并上交档案，对破产程序已经终结，无单位管理和处于不安全状态的国有企业档案，依法由市档案局作出决定。责令交由国家综合档案馆寄存。撤销、合并国家机关和事业单位时，此项工作的组织者要吸纳档案部门参加，对此项工作作出部署。有该移交档案，但未进行规范整理和移交的，对有关领导和工作人员，不得办理调、离任手续。凡有条件的单位要建立综合档案室，任何单位不得擅自推迟档案移交时间或截留档案。对在现代化建设中有较大利用价值的档案(如重点工程档案、重要科研项目档案、重要实物档案等)可提前接收进馆。
各级综合档案馆要着眼社会需求．扩大档案收集和征集范围，不断丰富馆藏，优化馆藏结构。要把一切能够反映市、县政治、经济、科学、技术、文化、宗教和社会发展面貌等方面的档案收集和征集进馆。要按照市办发[2002]85号文规定，进一步加强对我市重大活动(事件)档案的收集力度。要注重对名人档案、名优名产档案、名胜古迹、民风民俗和民间文化艺术档案的收集和征集。各级综合档案馆不仅要收集纸质档案，而且还要收集声像档案、实物档案、电子档案等。集体和个人保存的对国家和社会具有重要价值的档案，各级综合档案馆应通过各种有效方式和措施将这些档案征集进馆。鼓励集体和个人向综合档案馆捐赠和寄存档案
四、加快档案馆基础设施建设按照档案法和45号文件规定精神，今后，应把档案馆基础设施设列入市、县(区)文化设施建设总体规划，加大对档案馆建设的投人。2015年前，全市各级综合档案馆要全面完成无专用馆库、馆库面积不足和危旧库房的新建、扩建、改建任务。市档案局在今年年底前要向市委、市政府作出全市档案库馆现状的号题报告。
要按照档案安全保管保护的要求，为档案馆配备必要的档案装具、消防、防盗、温湿度自动控制以及其它档案安全保管保护等现代化设施，以确保馆藏档案的安全保管和有效利用。
五、积极推进档案信息化建设
各部门、各单位要把档案信息化建设所需经费及软硬件建设列入本部门、本单位信息化建设的总体规划，同步发展。各县区、各部门、各单位要将电子文件归档管理纳入电子政务和办公自动化建设的总体规划、整体设计、同步实施，实现文档管理一体化。，要按照旧家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档管理与规划》的规定妥善做好电子文件的保真、保密和保存工作。市、县档案局要切实加强对电子公文归档、电子卡档案管理的监督和指导工作、电子档案要列入市、县综合档案馆的接收范围。市、县国家综合档案馆必须配备计算机管理的专业人才。
全市各级综合档案馆和机关档案室要加快现有馆藏档案的数字化处理。加强档案目录数据库建设，尽快实现文件目录检。2006年前市档案馆要完成档案案卷级和文件级目录数据库的建设，并对馆藏重要珍贵档案进行数字化处理，要加快档案全文数据库和多媒体数据库建设进程，逐步实现档案全文信息查询，县档案馆、城建档案馆和市直各部门档案馆(室)要在2006年前完成馆藏案卷级目录数据库建设。各单位要有计划、有步骤地开展对重要、珍贵、利用频率高的档案数字化工作，建立全文数据库和多媒体数据库，逐步向数字化档案馆(室)迈进。市档案局(馆)要进一步完善局域网建设，并与市政务网联通。要依托公众信息网构建面向社会公众的档案信息网站，各县(区)档案局(馆、室)必须配备适合档案管理工作的计算机设备和其它设施。各部门档案室要配置档案管理工作的计算机设备和相关软件并启动使用，以适应电子文件管理需要。
六、强化档案事业管理
档案法律法规的学习要纳入市普法教育的总体规划，着力提高各级领导干部、专业技术人员和企事业单位领导的档案法制观念。依法抓好档案人员持证上岗的培训，做到专(兼)职档案员必须经过培训，取得上岗资格。
市、县档案局要依法行使行政管理职能，依法进行行政许可和行政处罚。要把档案行政执法检查作为依法管理档案事业的重要手段，并使之经常化、制度化，不断提高我市依法管理档案事业的水平。
档案部门要加强对重大活动档案管理的指导和监督，严格执行重点建设项目和重大科研项目档案专项验收制度。县级以上人民政府确定的重点建设工程和重大科学技术研究项目的档案，由同级档案局会同有关主管部门的档案机构进行验收。
七、切实加强对档案工作的领导
(一)各级党委和政府要高度重视档案工作，将档案工作列入重要议事日程。主要领导要关心档案工作，分管领导要切实负起责任，经常了解档案工作情况，及时协调解决档案工作中遇到的困难和实际问题。各有关部门要积极支持档案工作，为档案事业发展创造有利条件，保证档案事业与经济社会同步发展。
(二)按照《档案法》的要求，各级政府要把档案事业发展的主要指标列入本地区国民经济和社会发展规划，加大对档案事业的投入。各县区要落实档案法律、法规的规定，对档案馆库设施、档案接收征集、保护抢救、编研开发及档案数字化建没等所需经费，要列入本级财政年度预算。
(三)加强档案干部队伍建设，在采取各种措施提高管理人员素质的基础上，配齐配强各级档案局(馆)领导班子。加大档案系统干部任用和交流力度，各级党委和政府要关心档案干部，重视解决他们的实际困难和问题。