南宁市国家税务局档案管理办法

第一章 总则

第一条 为了加强我局档案管理工作，安全、完整地保存和科学地管理档案，充分发挥档案信息在四化建设中的积极作用，更好地为税收工作服务，特制定本办法。 
第二条 档案是国家和本单位的一项宝贵财富及重要的信息资源，是进行政治活动，指导业务工作和科学研究的依据和必要条件。因此，各部门及其有关人员在实际工作中、社会活动中形成的档案，应集中到本局档案室集中统一保管。不得分散保存。 
第三条 市、分（县）局设立综合档案室，配备专职档案管理人员。档案管理人员要保持相对稳定。 
第四条 必须严格执行国家《档案法》和《保密法》，维护档案的完整和安全。机关工作人员应按有关规定积极主动地向档案室移交各自在工作中形成的资料（包括文字、图表、录音、照片等）。任何个人不得据为已有。对于故意不交，私藏档案材料或因失密、泄密而造成损失的人员，按其性质和情节轻重，给予教育或处分。对于做出成绩的人员，应给予奖励和表扬。

第二章 档案管理的组织领导

第五条 市、分（县）局落实一名领导分管档案工作，由办公室或人秘科一名领导具体负责档案管理工作。各科室、分局应指定一名兼职档案员。 
第六条 档案室应配备具有较高政治思想水平和具有高中以上文化程度、有专业知识、身体健康，能够胜任工作的专职档案员，并力求稳定。

 第三章 档案室的工作职责

第七条 负责收集、整理、保管、统计本局的各类档案。 
第八条 办理档案材料的借阅，积极开展档案的利用工作。 
第九条 定期组织进行档案的鉴定工作，对超过保管期限的档案提出存毁处理意见。 
第十条 督促、指导和协助各部门的兼职档案员，做好归档文件材料的收集工作。 
第十一条 按规定要求向市（县）档案馆移交档案。 
第十二条 负责本单位档案的修复、保护工作。 
第十三条 注意收集、整理、保管与本单位有关的各种资料（包括报刊、内部刊物和杂志等）。 
第十四条 检查、指导系统所属单位的档案管理工作。 
第十五条 组织开展档案管理评比工作。 
第十六条 办理领导交办的其它有关的档案业务工作。

 第四章 文书材料的立卷和归档

第十七条 本部门在工作中形成的全部档案，均由本局档案室集中统一管理。 
第十八条 应建立健全文件材料归档制度，需归档的文件材料，均由形成材料的部门各自进行整理，并定期归档。归档的文件材料要齐全、完整，以便保管和利用。 
第十九条 文书部门或业务部门应在次年三月底以前，把当年应归档的文件材料向档案室移交，双方根据移交目录清点核对无误后，履行签字手续。 
第二十条 文书的立卷和归档的具体要求按《全国税务机关档案管理办法》的第二章办理。

 第五章 文件材料归档和不归档范围

第二十一条 文件材料归档的范围 
凡是反映本机关工作活动，具有查考、利用价值的文件材料均属归档范围。 
（一）上级机关的文件材料 
1．上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 
2．上级机关转发颁发的需要贯彻执行的决议、决定、指示、规定、批复以及非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。 
3．上级机关领导等视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 
4．代上级机关草拟并采用的文件的最后草稿。 
5．上级机关转发本机关的文件。
（二）本机关的文件材料  
1．本机关召开的各种主要会议文件（包括声像材料）； 
2．本机关制定税务工作的各种法规、条例、细则、规定、指令等； 
3．本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；  
4．本机关及机关下属单位的工作计划、总结、报告； 
5．本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料； 
6．本机关汇总的统计报表和统计分析资料； 
7．本机关形成的，财务报表、凭证、帐薄等文件材料； 
8．本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。 
9．重要的人民来信、来访及其处理过程中形成的材料； 
10．本机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录； 
11．本机关征用土地以及基本建设工程等文件材料； 
12．本机关成立、更改名称、启用印信及其组织简则，人员编制、机构设置等文件材料； 
13．本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料； 
14．本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本系统）重要活动的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片等文件材料； 
15．本机关干部任免（包括备案），调配、培训、专业技术职务评定、聘任方面的文件；党员、团员、干部、工人名册、报表；干部职工的录用、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡材料；纪律检查、治安保卫工作中形成的文件材料； 
16．本机关行政以及党、团、工会组织介绍信存根； 
17．本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 
18．本机关编印的各种信息材料的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本； 
19．本机关与有关单位签订的各种合同性文件； 
20．本机关在外事工作中形成的文件材料； 
21．本机关查处违法违纪案件形成的文件材料； 
22．各种检查工作中形成的文件材料。 
（三）同级机关和非隶属机关的文件材料 
1．同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件； 
2．有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件； 
3．同级机关的非隶属机关与本机关联系、协调工作的重要来往文件。 
（四）下级机关的文件材料 
1．下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算等文件；  
2．下级机关报送的法规性备案文件。 
第二十二条 不归档的文件材料 
（一）上级机关的文件材料 
1．上级机关普发的供参阅、不办的文件材料； 
2．上级机关发来供工作参考的抄件； 
3．上级机关征求意见未定稿的文件。  
（二）本机关的文件材料 
1．重份文件； 
2．无查考利用价值的事务性、临时性文件； 
3．未生效的文件、电报草稿，一般性文件历次修改稿，缮打文件的各次校对稿；
4．从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料； 
5．无特殊保存价值的信封，提出一般性建议或意见的人民来信； 
6．机关内部互相抄送的文件材科和不应履行公文的行文、介绍信； 
7．本机关负责人兼任外机构职务形成的与本机关无关的公文材料； 
8．为参考目的从各方面收集的文件材料。 
（三）同级机关和非隶属机关的文件材料 
1．参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
2．非隶属机关抄送的不需办理的文件材料。
（四）下级机关的文件材料 
1．下级机关送来参阅的简报、情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料；
2．越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料； 
3．下级机关抄报备案的一般性文件。

 第六章 文书档案的借阅制度

第二十三条 借阅一般档案，可在档案室直接办理借阅手续，借阅秘密、机密级档案，由办公室负责领导批准，借阅绝密档案，需经局主管领导批准，不能过夜，必须当天归还。 
第二十四条 外单位查阅档案时，须持有正式介绍信，并注明政治面貌，一般档案由档案室负责同志批准，密级档案需经主管领导批准。 
第二十五条 借阅档案必须严格执行批准、登记和注销手续，归还时应当面点清。借阅期一般档案不超过五天，密级档案要当天归还，如工作需要应办理续借手续。 
第二十六条 严格遵守保密规定，查阅和摘抄档案只限于批准范围的内容，不准擅自扩大范围。严禁拍照、涂改、抽拆、圈划、剪折和失密泄密，如发现要及时报告和查处。

 第七章 档案的鉴定和销毁制度

第二十七条 成立市局档案鉴定工作小组。档案鉴定工作小组应定期对档案的保存价值进行鉴定，并提出处理意见。 
第二十八条 要用全面的、历史的、发展的观点，准确地判定档案的保管期限，严格把好档案的销毁关。 
第二十九条 已鉴定和剔除销毁的档案文件材料，应造册登记，存入档案室备查。销毁档案时应有两人以上监销，待档案销毁完后才能离开，最后监销人在销毁登记册上签名。

 第八章 档案库房管理制度

第三十条 档案库房是存放机关各类的机要重地，非档案管理人员严禁进入。需要查阅和借阅档案的人员，须在门口办理手续待候。 
第三十一条 档案库房设施要齐全，达到“八防”要求。1）防盗：库房门窗牢固，做到“三铁”（即铁柜、铁窗、铁门）；库房门应装配保险锁，库房门锁匙实行专人管理，管理人员变动后，应换装库房门锁。2）防光：窗户要装挂布窗帘，防止强光直射库房内或档案上。3）防高温、防潮：配备空调机、去湿机，调节房内的温度和湿度，库房内温度保持在14-24℃，湿度保持在45-60%。4）防火：配备消防灭火器材，库房内禁止存放汽油、酒精、煤油等易燃品，严禁吸烟和使用明火。5）防尘：库房通风良好、门窗严密、柜内、架内应用干布擦净，地面每星期除尘一次。6）防鼠：库房门窗要密封，墙壁墙脚无洞孔，防止老鼠进入库房，若发现库房内有老鼠活动，必须及时采取灭鼠措施。7）防虫：采用敞口瓶装或纱布袋装卫生球放置柜、架内，对接收进库的档案文件材料要进行除虫处理。 
第三十二条 库房内严禁存放一切非档案物品，保持库房内整洁美观。 
第三十三条 档案工作人员离开库房时必须关灯，将门窗关好、锁好。 
第三十四条 档案管理人员变动时要认真清点核对档案库存情况，并办好移交手续。

第九章 档案保密制度

第三十五条 成立市局保密工作领导小组，负责全局文件材料密级的划分、鉴定和保密措施的制定，负责机关保密工作的计划，检查，总结和有关问题的处理。 
第三十六条 秘密以上的文件材料，不得自行翻印、转载、抄存、摘记和拍摄。 
第三十七条 秘密以上的文件材料必须统一归档案室（办公室）保管，并严格执行登记、传阅、借阅、催办、查对、保存、收缴、销毁等制度。 
第三十八条 无关人员严禁进入档案室，阅看秘密以上文件材料，必须按有关规定办理手续，在指定地点阅读，并注意保密。 
第三十九条 秘密以上文件不得随身携带回家或到公共场所；不得向家属、子女、亲友泄露文件、会议的有关机密内容。 
第四十条 阅看秘密以上文件材料．不得随处存放。必须当天交回办公室保管。不得私存过夜，并注意阅读范围。 
第四十一条 秘密以上文件材料，必须有牢固的专用铁皮箱（柜）锁存，不得与普通文件材料混放。 
第四十二条 严格执行上级保密组织的有关指示、规定和要求。

 第十章 分管档案领导工作职责

第四十三条 带头贯彻执行《档案法》、执行党和国家有关档案工作的方针、政策，把档案管理工作列入议事日程，及时部署组织检查完成各时期档案工作任务。 
第四十四条 把本单位档案升级工作列入领导岗位目标责任制，并狠抓落实。 
第四十五条 定期听取档案管理工作汇报，对提出的问题应及时答复、解决。 
第四十六条 对档案工作应在人、财、物方面给予大力支持，并负责组织督促、检查、指导下属单位的档案管理工作。

第十一章 专职档案员工作职责

第四十七条 认真贯彻执行《档案法》和上级有关档案工作的指示、规定和要求以及我局档案管理制度。 
第四十八条 热爱本职工作，坚守工作岗位，积极提供利用，并做好利用效果登记，为各项工作服务。 
第四十九条 负责对本单位形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档。当年的文件，次年九月份前要按规范整理好，做到无积存零散文件。 
第五十条 负责机关档案的接收工作，督促指导各科室、分局的兼职档案员收集本部门的档案文件材料，按时向综合档案室归档移交，并做好本部门档案利用效果的反馈。 
第五十一条 认真执行《库房管理制度》，经常检查档案的保管现状，发现破损或变质的档案要及时进行修复，确保档案的安全。 
第五十二条 开发档案信息资源，编制各种检索工具及档案资料的编研工作。 
第五十三条 严格借用和查阅档案手续，执行有关档案的管理制度，做好档案的保密工作，防止泄密和遗失。 
第五十四条 会同有关人员定期做好各类档案的鉴定工作，对档案的密级、保管期限、存毁提出意见，报鉴定小组审定，对无使用价值的档案销毁做好登记。 
第五十五条 努力钻研档案专业知识，熟悉各类档案的管理方法，不断提高档案工作管理水平。

第十二章 兼职档案员工作职责

第五十六条 认真学习档案专业知识，努力做好兼职档案管理工作。 
第五十七条 做好文件资料的收集、登记、分类、整理工作。 
第五十八条 按规定向办公室（档案室）移交本部门的有关档案。 
第五十九条 严格执行保密制度，不失密、泄密、保护好档案的完整与安全。